Bedrijfsvoering

Ambitie

Ambitie
Bedrijfsvoering is de drijvende kracht die de gemeentelijke organisatie optimaal laat functioneren. Bedrijfsvoering ondersteunt het primaire proces en zorgt ervoor dat medewerkers en bestuur hun werk zo goed mogelijk kunnen doen. In Nieuwegein is de bedrijfsvoering grotendeels centraal georganiseerd uit oogpunt van efficiency en effectiviteit zodat de vakmensen zoveel mogelijk voor de stad inzetbaar kunnen zijn. De bedrijfsvoering moet, net als de rest van de organisatie, inspelen op de veranderingen in de maatschappij. Het is daarbij de uitdaging de bedrijfsvoering elk jaar weer doelmatiger te organiseren.

Vooralsnog staan de inspanningen in het teken van het op orde brengen van de basis. Dat doen we langs de volgende vier lijnen:

  • Registeren: de gegevens zijn juist, volledig en tijdig (basis op orde en processen lean inrichten)
  • Analyseren: de informatie is toegesneden op het doel (verbeteren kwaliteit van de analyses)
  • Adviseren: de adviezen zijn open, scherp, transparant en gericht op belang van de stand (verbinden inhoud en geld/middelen)
  • Verstrekken: medewerkers hebben de beschikking over die informatie en hulpmiddelen die nodig zijn om hun werk optimaal uit te voeren

Wat willen we bereiken

Relatie met andere programma's

Relatie met andere programma's

Alle kosten voor de bedrijfsvoering zijn in dit programma opgenomen. Er vindt in de begroting geen doorbelasting van kosten plaats.

Bedrijfsvoering

Financiën

Omschrijving themaBegroting
2017		Begroting
2018		Begroting
2019		Begroting
2020
Bedrijfsvoering32.419.10032.653.20032.827.60033.119.900
Vastgoed12.101.60011.992.90011.876.40011.552.300
Totaal lasten44.520.70044.646.10044.704.00044.672.200
Bedrijfsvoering3.429.5002.886.6002.633.2002.622.700
Vastgoed4.630.4004.554.9004.610.2004.665.100
Totaal baten8.059.9007.441.5007.243.4007.287.800
Saldo van lasten en baten-36.460.800-37.204.600-37.460.600-37.384.400
Storting in reserves----
Onttrekking aan reserves1.087.9001.087.9001.087.9001.087.900
Begroting 2017 – 2020-35.372.900-36.116.700-36.372.700-36.296.500

Toelichting

Thema

Bedrijfsvoering

Wat willen we bereiken?

  1. We streven naar minder regels, eenvoudige procedures, betrouwbare adviezen, openheid en flexibiliteit zowel intern als ook extern;
  2. De vastgelegde gegevens in onze systemen zijn juist, volledig en tijdig en deze systemen zijn zoveel mogelijk gekoppeld;
  3. De organisatie van werkzaamheden is passend bij de taken van de gemeente, doelmatig en flexibel;
  4. De gemeente is organisatorisch en financieel toekomstbestendig.

 

Wat gaan we daarvoor doen?

Doel 1: We streven naar minder regels, eenvoudige procedures, betrouwbare adviezen, openheid en flexibiliteit zowel intern als ook extern.

  • We gaan door met het in 2016 ingezette LEAN-traject en pakken 10 trajecten op in 2017.
  • Verdere professionalisering van het risicomanagement, door de vertaling naar beheersmaatregelen nader in te vullen;
  • In 2017 zullen wij in navolging op de aanbevelingen van het Rekenkameronderzoek naar het Informatievoorzieningsbeleid, uitvoering geven aan de door uw raad nog vast te stellen / vastgestelde strategische agenda 2017-2020 betreffende de innovatie op het terrein van Informatievoorziening-/Beheer en de daardoor verbetering van onze dienstverlening door vergaande digitalisering realiseren.

Doel 2: De vastgelegde gegevens in onze systemen zijn juist, volledig en tijdig en deze systemen zijn zoveel mogelijk gekoppeld.

  • We verbinden verschillende digitale administraties en informatiestromen aan elkaar;
  • Verdere verbetering en digitale ontsluiting via Cognos van de personeelsinformatiesystemen;
  • Het verder digitaal en online beschikbaar stellen van de P&C documenten met behulp van LIAS;
  • Het ontwikkelen van een digitaal selfserviceloket (informatie en transactie);

Doel 3: De organisatie van werkzaamheden is passend bij de taken van de gemeente, doelmatig en flexibel.

  • Het ontwikkelen en professionaliseren van de interne vastgoedorganisatie;
  • Het ontwikkelen en professionaliseren van de inkoopfunctie;
  • Actualiseren van het juridisch kwaliteitsplan en het opstellen van gemeentebrede kaders voor juridische kwaliteitszorg bij kwaliteit van juridische processen en producten, juridisch control, risicobeheersing, kennisniveau en juridisch bewustzijn.

Doel 4: De gemeente is organisatorisch en financieel toekomstbestendig.

  • Doorontwikkeling adviesrol P&O en Financiën
  • Opstellen van een financieel meerjarenplan 2018 – 2028
  • Evaluatie risicomanagement inclusief ontwikkeling beheersmaatregelen
  • Uitvoeren maatregelen ter versterking van de juridische functie op basis van juridische kwaliteitsscan

 

Thema

Vastgoed

Gemeentelijk vastgoed (gemeentelijke gebouwen en accommodaties)
De exploitatie van alle gemeentelijke gebouwen en accommodaties is binnen de eigen organisatie op één plaats samengebracht. In de loop van 2017 zal duidelijk worden wat de samenstelling en werkwijze van de interne Vastgoedunit moet zijn, en wat de beste plaats binnen de gemeentelijke organisatie is. Dit zal in de 2e helft van 2017 worden geformaliseerd. Binnen de interne Vastgoedunit zal de professionalisering van het vastgoedbeheer verder vorm krijgen. Daarbij zullen naast de operationele taken (het uitvoeren van de reguliere exploitatie, zoals verhuur en onderhoud) ook het tactisch en strategisch beheer verder ontwikkeld worden naar het door de gemeente geambieerde kwaliteitsniveau. Uitgangspunt daarbij is het optimaal inzetten van het gemeentelijk vastgoed als middel bij het realiseren van maatschappelijke doeleinden.

Overzicht gemeentelijk vastgoed

Gemeentelijk vastgoed

aantal gebouwen

m2 bvo

verzekerde herbouwwaarde x € 1.000

Stadshuis
Theater
Horeca onder P6
Onderwijshuisvesting1)
Sportgebouwen
Gebouwen Sociaal Domein2)
Overige gebouwen3)
Parkeergarages P4/5/6
Fietsenstallingen

1
1
1
7
17
20
15
3
2

19.618
10.042
1.863
23.432
12.410
9.211
8.206
37.518
1.205

58.720
32.730
1.840
32.850
18.610
12.730
10.510
42.070
2.670

Totaal

67

123.505 m2

        212.730

  1. 7 multifunctionele accommodaties (MFA)
  2. buurthuizen, kinderopvang, scoutinggebouwen, museumwerf, bouwspeelplaats e.d.
  3. gemeentewerf, steunposten, MEC en enkele kleinere gebouwen/objecten

Voor alle gemeentelijk vastgoed zijn er nieuwe en complete vastgoedexploitaties (VEX) opgesteld, volgens een eenduidig model. Elk gebouw heeft daarbij een eigen VEX, waarin onderscheid wordt gemaakt tussen de eigenaars- en de gebruiksexploitatie. Op de eigenaarsexploitatie drukken uitgaven zoals voor de kapitaallasten, het planmatig onderhoud, verzekeringen en belastingen, waartegenover als inkomsten de huur staat. De huurinkomsten bestaan uit de door de gebruiker betaalde huur en, naar gelang de hoogte daarvan en het gewenste maatschappelijk gebruik van het gebouw, een aanvulling vanuit een of meer Programma’s.
Op de gebruiksexploitatie drukken uitgaven zoals voor energieverbruik, schoonmaak en dagelijks onderhoud, waar tegenover als inkomsten de in rekening gebrachte servicekosten staan. Ook de servicekosten kunnen, naar gelang de hoogte daarvan en het gewenst maatschappelijk gebruik van het gebouw, aangevuld worden vanuit een of meer Programma’s.

Voor het meerjarig planmatig onderhoud van het vastgoed wordt er vanuit elk gebouw, c.q. elke vastgoedexploitatie, gedoteerd naar een onderhoudsvoorziening. Die dotaties zijn onderdeel van de uitgavenkant van de eigenaarsexploitatie van elk gebouw. Voor de onderhoudsvoorzieningen zie de paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen.

Projecten
Voor het Programma Leefbaarheid en Veiligheid wordt in 2017, in het kader van de Basis op Orde, de huidige verouderde brandweerpost Zuid vervangen door een nieuw gebouw. Het gaat daarbij om een sober maar doelmatig gebouw, dat wel voldoet aan alle eisen en weer toekomstbestendig is.

Verder zal de interne Vastgoedunit in 2017 vanuit haar rol als vastgoeddeskundige betrokken zijn bij projecten zoals in het kader van de strategische visie op Integrale Huisvesting Onderwijs en Sport, en de ontwikkeling van Fort Jutphaas.